Het voortdurende debat tussen documentbeheer in de cloud en op locatie is een van de meest omstreden IT-onderwerpen in de 21e eeuw.
Voor veel mensen blijft het een uitdaging om onderscheid te maken tussen cloud-gebaseerde, on-premise en online documentbeheersoftware (DMS).
Vandaag willen we de verschillen tussen Cloud en On-Premise DMS verduidelijken, zodat toekomstige en bestaande gebruikers het model kunnen kiezen dat het beste bij hun behoeften past en hun organisatie ten goede komt. 
Misvattingen over cloud vs lokaal documentbeheer
De term ‘cloud’, ook bekend als gehoste services of SaaS, vindt zijn oorsprong al meer dan 20 jaar in commercieel computergebruik.
In tegenstelling tot de etherische naam, bestaat de cloud uit tastbare, sterk versleutelde informatiecentra wereldwijd, die zorgen voor verbeterde beveiliging, samenwerking en opslagbandbreedte.
Hoewel on-premise documentmanagementsoftware gemeengoed lijkt, bestaat de misvatting dat organisaties een on-site IT-team moeten hebben om het DMS te kunnen gebruiken.
In werkelijkheid leveren de meeste leveranciers diensten via wederverkopers of trainingsprogramma’s, waardoor de afhankelijkheid van het IT-personeel van een organisatie afneemt.
Verschillen tussen DMS in de cloud en op locatie
Gegevensmigratie Het belangrijkste verschil tussen documentbeheer in de cloud en op locatie zit hem in de gegevensmigratie.
Als gegevens eenmaal naar de cloud zijn gemigreerd, blijven ze daar, waardoor de noodzaak voor herhaalde migraties wegvalt.
Aan de andere kant kan het bij on-premise DMS nodig zijn om na verloop van tijd extra migraties uit te voeren, vooral omdat organisaties de neiging hebben om systemen elke 5-10 jaar bij te werken. Functionaliteit Cloud-gebaseerde oplossingen werken naadloos in een browser via het internet en zijn toegankelijk vanaf elk informatie-apparaat.
On-premise DMS is daarentegen gebonden aan de oorsprong van het systeem, wat de functionaliteiten kan beperken.
Cloud-gebaseerde DMS blinkt uit in het overwinnen van compatibiliteitsproblemen met desktops, waardoor brede toegankelijkheid wordt gegarandeerd. Prijs Hoewel de initiële kosten van cloud computing lager zijn, moet rekening worden gehouden met de verschillen op de lange termijn.
Het hybride gebruik van zowel cloud-gebaseerde als on-premise DMS levert een rendement op investering op en helpt organisaties om papierloos te worden.
On-premise oplossingen kunnen meer elektriciteit verbruiken, waardoor ze geschikt zijn voor kantoren op het platteland met beperkte internettoegang. Overwegingen met betrekking tot informatietechnologie On-premise oplossingen vereisen de installatie van gelicentieerde software, hardware en verantwoordelijkheid voor doorlopend onderhoud.
Cloud-gebaseerde DMS kan online synchroniseren met de bestaande IT-infrastructuur, waardoor het beheer op locatie tot een minimum wordt beperkt.
On-premise biedt weliswaar directe controle, maar vereist uitgebreid intern beheer. Toegankelijkheid en flexibiliteit Cloud-gebaseerde oplossingen bieden toegang op afstand vanaf elke locatie met internetconnectiviteit, wat samenwerking en flexibiliteit bevordert.
On-Premise toegankelijkheid is daarentegen beperkt tot de fysieke installatielocatie. Schaalbaarheid Cloudgebaseerde oplossingen bieden schaalbare bronnen, die kunnen worden aangepast aan veranderende gegevensvolumes en gebruikersvereisten.
Schaalbaarheid op locatie kan worden beperkt door de lokale infrastructuurcapaciteit. Kostenoverwegingen Cloudgebaseerde oplossingen volgen een abonnementsmodel, waardoor de initiële kapitaaluitgaven worden beperkt.
On-premise brengt aanzienlijke aanloopkosten met zich mee, mogelijk gecompenseerd door lagere operationele kosten na verloop van tijd. Onderhoud en updates Cloudgebaseerde oplossingen delegeren het onderhoud aan providers, terwijl on-premise IT-personeel vereist voor updates en beveiliging, wat downtime kan veroorzaken. Beveiligingsmaatregelen Gerenommeerde cloudproviders implementeren robuuste beveiligingsmaatregelen, terwijl On-Premise directe controle biedt maar de verantwoordelijkheid voor de implementatie bij de organisatie legt. Aanpassingen en integratie Cloud-gebaseerde DMS biedt vaak integratie met tools van derden, wat flexibiliteit biedt.
On-premise biedt meer controle over maatwerk, maar kan meer inspanning vereisen voor integratie. Herstel na calamiteiten Cloud-gebaseerde oplossingen hebben meestal een ingebouwd herstel na calamiteiten, terwijl on-premise organisaties hun eigen plannen moeten opstellen. Controle en eigendom Bij cloudgebaseerde oplossingen moet een deel van de controle worden afgestaan aan de leverancier, terwijl on-premise volledige controle en eigendom biedt.
Kortom, de keuze tussen documentbeheer in de cloud of op locatie hangt af van de specifieke behoeften, het budget en de voorkeuren van een organisatie met betrekking tot controle en toegankelijkheid.
Veel organisaties kiezen voor een hybride aanpak, waarbij de voordelen van beide modellen worden gecombineerd voor een documentbeheerstrategie op maat.
